Quem pensa em abrir uma empresa normalmente começa imaginando o produto, o cliente, o espaço, o equipamento ou quanto poderá faturar.
Pouca gente sonha em empreender pensando em registrar uma venda, anotar uma despesa ou conferir se um cliente realmente pagou.
Só que, depois que o negócio começa a funcionar, são justamente essas pequenas rotinas que passam a fazer diferença.
No início, é fácil acreditar que tudo pode ficar na cabeça.
São poucos clientes, poucos pedidos e poucas contas. O empreendedor sabe quem comprou, quanto precisa receber e quais despesas pagou durante a semana.
Até que o movimento aumenta.
Chegam mais clientes, aparecem novos fornecedores, surgem funcionários, pedidos começam a acontecer ao mesmo tempo e as informações passam a ficar espalhadas entre conversas de WhatsApp, anotações, planilhas e memória.
O negócio cresceu.
O controle nem sempre acompanhou.
Antes de aprender a administrar, é preciso começar a registrar
Existe hoje uma quantidade enorme de conteúdo sobre gestão.
Fluxo de caixa, DRE (Demonstração de Resultado do Exercício), margem de contribuição, markup, indicadores, produtividade, estoque, CRM, metas.
Tudo isso pode ser importante em algum momento.
Mas existe uma etapa anterior que costuma receber pouca atenção: registrar aquilo que realmente acontece na empresa.
Uma venda aconteceu? Registre.
Uma despesa foi paga? Registre.
O cliente ficou devendo? Registre.
Um orçamento foi aprovado? Registre.
Parece básico.
E é justamente por ser básico que muita gente subestima.
Para Maicol Souza, fundador da Atrupe Sistemas, empresa especializada em gestão para gráficas e empresas de comunicação visual, tentar começar pelas teorias mais avançadas pode fazer o pequeno empresário inverter a ordem da organização.
“Antes de querer analisar profundamente a empresa, você precisa ter informações confiáveis sobre o que aconteceu nela. Não adianta discutir um indicador sofisticado se uma parte das vendas, despesas ou recebimentos nem chegou a ser registrada”.
O primeiro sistema pode ser o hábito
Organização não começa necessariamente com um software sofisticado.
Ela começa quando existe uma regra.
Aquilo que aconteceu precisa deixar algum registro.
Esse registro pode começar de maneira simples. O problema não é a ferramenta inicial ser básica. O problema é a informação continuar dependendo exclusivamente da memória de alguém.
Uma pequena empresa que registra todas as vendas já sabe mais sobre si mesma do que outra que possui vários relatórios, mas alimenta os controles apenas quando sobra tempo.
O mesmo vale para quem ainda está planejando empreender.
Criar desde o início o hábito de registrar clientes, vendas, despesas e recebimentos pode evitar que a desorganização cresça junto com o negócio.
Crescer aumenta a quantidade de coisas para lembrar
Enquanto uma pessoa faz praticamente tudo, ela consegue compensar a falta de processo com memória e esforço.
Ela lembra do cliente.
Lembra do orçamento.
Lembra que alguém ainda precisa pagar.
Lembra que fez uma compra que precisa lançar depois.
Mas essa capacidade possui um limite.
Quando o volume aumenta, o empreendedor passa a ter mais decisões, mais tarefas e mais informações acontecendo ao mesmo tempo.
É nesse momento que frases como “depois eu anoto” começam a ter consequência.
Um serviço realizado pode não entrar na cobrança.
Uma despesa pode desaparecer do controle.
Um recebimento pode não ser identificado.
Um pedido pode ficar preso em uma conversa.
A empresa continua funcionando, mas passa a funcionar com uma visão incompleta de si mesma.
Não é preciso organizar tudo de uma vez
O outro extremo também pode atrapalhar.
Ao perceber que perdeu o controle, o empresário pode tentar corrigir tudo de uma só vez: estoque, custos, indicadores, produtividade, processos, financeiro, vendas.
O resultado pode ser uma nova rotina tão complexa que ninguém consegue mantê-la.
Foi justamente esse problema que levou a Atrupe Sistemas a mudar a forma como enxergava a implantação da gestão.
A empresa havia desenvolvido controles cada vez mais avançados para o mercado de comunicação visual, mas percebeu que disponibilizar todos os recursos não significava que uma pequena empresa conseguiria incorporá-los à rotina.
“Em algum momento entendemos que a pergunta não deveria ser apenas o que uma empresa precisa controlar. Precisávamos perguntar o que ela consegue começar a controlar hoje e continuar fazendo amanhã”, explica Souza.
Primeiro o hábito, depois a sofisticação
Essa experiência deu origem ao Método Atrupe, que organiza a evolução da gestão em etapas.
A ideia é simples: começar pelos registros essenciais e aumentar o nível de controle conforme a empresa cria capacidade para manter os processos anteriores.
Na prática, isso significa não exigir que uma empresa que ainda está aprendendo a organizar vendas e financeiro comece simultaneamente por custos avançados, produtividade, PCP (Planejamento do Controle da Produção) ou estoque.
Esses controles continuam importantes.
Eles apenas entram na hora certa.
A primeira etapa disponível da plataforma, o Atrupe Start, concentra justamente informações básicas da operação, como clientes, produtos, orçamentos, ordens de serviço, vendas, despesas e recebimentos.
A proposta não é manter a empresa no básico.
É construir uma base que permita sair dele.
Quem está começando pode evitar um problema que muitas empresas levam anos para corrigir
Existe uma vantagem para quem ainda está pensando em empreender.
É possível criar o hábito antes que a desorganização exista.
Não é necessário começar conhecendo todas as teorias de administração.
Também não é necessário possuir dezenas de indicadores.
O essencial é construir desde cedo uma empresa em que as informações importantes não dependam exclusivamente da memória do dono.
Registrar.
Conferir.
Criar uma rotina.
E, conforme o negócio cresce, acrescentar novos controles.
Administrar uma empresa pode se tornar complexo.
Começar a administrá-la não precisa ser.