Uma nota fiscal que não foi enviada, uma despesa lançada sem a classificação adequada ou uma reserva feita por um canal fora dos controles da empresa. Cada uma dessas situações gera uma nova demanda para as áreas administrativa e financeira, que precisam conferir, corrigir ou solicitar a informação outra vez.
Esse retrabalho é um dos custos menos visíveis das viagens a trabalho, segundo a MAAC Travel, que atua na gestão de viagens corporativas com foco no controle das despesas e na integração das etapas da operação.
Custo fora dos relatórios
Na prática, a ausência de um documento leva a novas solicitações ao viajante, e uma despesa mal classificada retorna ao responsável pelo lançamento. Além de atrasar o fechamento, o tempo consumido nessas tarefas raramente aparece na análise financeira das viagens.
Para Diego Chrispim, gestor de Sucesso do Cliente da MAAC Travel, esse tempo precisa ser considerado. “Muitas vezes, a empresa concentra sua atenção no preço da passagem ou da hospedagem, mas não considera o tempo gasto pelas equipes para corrigir informações, localizar documentos, conferir despesas e resolver problemas operacionais. Esses processos também consomem recursos e precisam fazer parte da análise de custos. Quando existe uma gestão estruturada, fica mais fácil identificar onde estão os desvios e entender quais medidas podem melhorar o controle da operação”, afirma.
Estrutura enxuta, demanda crescente
O peso do retrabalho aumenta quando as equipes são pequenas. Estudo da GBTA (Global Business Travel Association) em parceria com a Cvent, divulgado em novembro de 2026 com 270 gestores de viagens da América do Norte e da Europa, indica que 62% consideram seus programas de viagens subdimensionados. As estruturas têm, em média, 4,9 profissionais dedicados ao tema, com mediana de três.
O volume de operações, por outro lado, cresce. Segundo o LVC (Levantamento de Viagens Corporativas), realizado pela FecomercioSP (Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo) em parceria com a Alagev (Associação Latino-Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas), as empresas brasileiras gastaram cerca de R$ 102 bilhões com viagens corporativas no primeiro semestre de 2026, recorde da série histórica e alta de 5,8% em relação ao mesmo período de 2025.
Reservas fora dos canais definidos
Parte das conferências nasce de compras feitas por canais não integrados aos controles corporativos. Em sondagem da GBTA divulgada em janeiro de 2026, com 571 profissionais do setor em 40 países, 39% dos compradores de viagens corporativas apontaram o leakage, nome dado às reservas feitas fora dos canais definidos pela empresa, entre os maiores desafios operacionais do ano.
A análise dessas exceções, segundo a MAAC Travel, deve considerar não só os valores envolvidos, mas também a frequência e os motivos de cada ocorrência, para indicar quais procedimentos precisam ser revistos.
Procedimentos definidos antes da viagem
A redução do retrabalho passa por fluxos estabelecidos previamente para solicitação, aprovação, reserva, alteração e prestação de contas, com responsáveis e orientações claras em cada etapa. O registro de alterações, cancelamentos, reembolsos e despesas adicionais completa esse controle e facilita a consolidação dos custos.
Documentação completa e despesas classificadas no momento certo, portanto, evitam conferências repetidas e liberam as equipes administrativas e financeiras para atividades estratégicas.